Um öflun húsnæðis

Upphaf verkefnis

Upphaf verkefnis er þegar verkbeiðni berst til Framkvæmdasýslu ríkisins (FSR) frá fagráðuneyti og/eða stofnun um að útvega húsnæði.

Þarfagreining og húsrýmisáætlun

Samkvæmt verklagsreglum fjármála- og efnahagsráðuneytis um tilhögun frumathugunar við opinberar framkvæmdir, dagsett 27. maí 2002, skal þarfagreining og húsrýmisáætlun vera hluti frumathugunar. Þar stendur:

„Gerð er grein fyrir eðli og umfangi verkefnisins og sú þörf skilgreind sem ætlunin er að leysa með því. Almennt skal miða við þróun starfseminnar 5–10 ár fram í tímann, en jafnframt hugað að lengri framtíð eftir því sem aðstæður leyfa. Þegar þessar forsendur liggja fyrir skal efna til samráðs við notendur mannvirkis á grundvelli þeirra en mikilvægt er að sjónarmið notenda komist til skila á þessu stigi. Við mat á rýmisþörf starfseminnar skal taka tillit til þeirra viðmiða sem sett verða fyrir almenna og sértæka notkun húsnæðis á vegum ríkisins ásamt reynslu af gerð sambærilegra mannvirkja.“

Viðmiðin eru „Þarfagreining skrifstofuhúsnæðis á vegum ríkisins“, frá desember 2010, eða eftir atvikum önnur leiðbeiningarit.

Hagkvæmniathugun

Að lokinni þarfagreiningu og húsrýmisáætlun er í sumum tilfellum einnig unnin hagkvæmniathugun. Tilgangur hennar er að tryggja hagstæðustu lausn við að koma viðkomandi stofnun/starfsemi í húsnæði til framtíðar.

Við mat á hagkvæmni lausna á framtíðarhúsnæði fyrir viðkomandi stofnun/starfsemi þarf að skoða þá valkosti sem til greina koma. Um getur verið að ræða nýbyggingu, breytingar og/eða endurbætur, leigu, kaup eða sambland mismunandi þátta, allt eftir aðstæðum hverju sinni.

Ákvarðanataka við öflun húsnæðis fer fram að fenginni heimild frá fagráðuneyti og/eða stofnun og fjármála- og efnahagsráðuneyti.

Húslýsing

Húslýsing lýsir kröfum og þörfum sem gerðar eru til væntanlegs húsnæðis og er unnin í samráði við hlutaðeigandi stofnun og/eða ráðuneyti. Ávallt er byrjað á að kanna hvort laust sé húsnæði á vegum ríkisins.

Auglýst eftir húsnæði og gengið til samninga

Þegar viðkomandi fagráðuneyti og fjármála- og efnahagsráðuneyti hafa samþykkt húslýsingu og heimilað að auglýsa eftir húsnæði er það gert. Að auglýsingatíma liðnum er hagkvæmasta leigu- eða kauptilboð valið og gengið til samninga um leigu eða kaup á húsnæði.

Hönnun húsnæðis

Þegar búið er að ganga frá húsaleigu- eða kaupsamningi hefst hönnunarferli, ef þörf er á, sem innifelur verkefnisstjórnun og umsjón FSR með endanlegri hönnun húsnæðis.

Skilagrein

Að verkefni loknu vinnur verkefnastjóri skilagrein þar sem framvindu verkefnisins er lýst og greint frá helstu niðurstöðum.