Frumathugun

Verklagsregla um tilhögun frumathugunar við opinberar framkvæmdir

Frumathugun er fyrsti áfangi opinberrar framkvæmdar. Á því stigi fær verkefnið sem tekið hefur verið til skoðunar efnislega meðferð og könnun með það að markmiði að leiða í ljós þörf, umfang og helstu forsendur þess. Í könnuninni eru dregnir fram þeir kostir sem koma til greina við lausn verkefnisins, hagkvæmni þeirra er metinn og gerð er rökstudd tillaga um eina ákveðna lausn. Sú tillaga er að því búnu tekin til nánari skoðunar og lýkur með heildstæðri greinargerð um lausn verkefnisins á grundvelli hennar. Hún getur til dæmis falist í kaupum eða leigu á mannvirki fyrir starfsemina, að lagt sé til að farið verði í byggingu mannvirkis eða að verkefnið verði leyst með einhverjum öðrum hætti. Með greinargerðinni skal fylgja áreiðanleg áætlun um kostnað þar sem gerð er grein fyrir vikmörkum. 

Útfærsla frumathugunar fer nokkuð eftir því verkefni sem um ræðir en almennt inniheldur hún tvo meginþætti: 

  • 1. Forathugun 
  • 2. Frumáætlun 

Fara skal skilmerkilega í gegnum þessa tvo þætti frumathugunarinnar og skal forathugun ljúka með ákveðinni niðurstöðu áður en ráðist er í frumáætlun. 

Í báðum meginþáttunum felast undirþættir og getur vægi þeirra verið misjafnt eftir verkefnum en þeim skal öllum sinnt eins og kostur er. Hlutaðeigandi ráðuneyti sér um gerð frumathugunar í samræmi við þær reglur sem um hana gilda. 

Ráðuneytið getur falið öðrum að vinna að gerð frumathugunar, en ber allt að einu ábyrgð á henni og framlagningu hennar. 

1.1 Forathugun 

1.1.1. Lýsing verkefnis 

Verkefninu er lýst og ítarleg rök færð fyrir ástæðum þess að ráðast skuli í það. 

Gerð er grein fyrir þeim markmiðum sem ætlað er að ná með verkefninu og þau sett í samhengi við þróunaráætlun viðkomandi málaflokks og eftir atvikum stærri uppbyggingaráform viðkomandi starfsemi. 

1.1.2. Hagsmunaaðilar 

Gerð er grein fyrir hverjum verkefnið á að þjóna, hverjir verði notendur og hvaða hagsmunaaðilar og opinberir aðilar komi til með að standa að því. 

1.1.3. Þarfagreining – húsrýmisáætlun 

Gerð er grein fyrir eðli og umfangi verkefnisins og sú þörf skilgreind sem ætlunin er að leysa með því.

Almennt skal miða við þróun starfseminnar 5–10 ár fram í tímann, en jafnframt hugað að lengri framtíð eftir því sem aðstæður leyfa. Þegar þessar forsendur liggja fyrir skal efna til samráðs við notendur mannvirkis á grundvelli þeirra en mikilvægt er að sjónarmið notenda komist til skila á þessu stigi. 

Við mat á rýmisþörf starfseminnar skal taka tillit til þeirra viðmiða sem sett verða fyrir almenna og sértæka notkun húsnæðis á vegum ríkisins ásamt reynslu af gerð sambærilegra mannvirkja. 

1.1.4. Skoðun lausna 

Tekið er saman yfirlit yfir þá valkosti sem koma til álita við lausn þarfanna og hverjir séu helstu kostir þeirra og gallar. Notagildi hverrar lausnar og tengsl þeirra við aðra þætti málsins er skoðað og borið saman. Færð eru ítarleg fagleg rök fyrir mismunandi valkostum með tilliti til kosta og galla. 

1.1.5. Mat á stofn- og rekstrarkostnaði lausna 

Framkvæmt er gróft mat á stofnkostnaði þeirra lausna sem koma til álita. Í áætluninni skal eftir því sem við á gera grein fyrir framkvæmdakostnaði, lóðarverði, tengikostnaði, kostnaði við hönnun, umsjón og eftirlit, ásamt kostnaði við innréttingar, listskreytingar og búnað. 

Áætlun skal gerð á grundvelli reynslutalna. Einnig skal taka saman áætlun um rekstrarkostnað mismunandi lausna bæði að því er varðar húsnæði og kostnað vegna breytinga á rekstrarumhverfi starfseminnar. 

Í rekstraráætluninni skal gera samanburð á núverandi rekstrarkostnaði starfseminnar við rekstrarkostnað hennar eftir að mannvirkið hefur verið tekið í notkun. 

1.1.6. Mat á hagkvæmni lausna 

Bornar eru saman þær lausnir sem til greina koma og mat er lagt á hagkvæmni þeirra. Leitast skal við að bera saman ólíkar lausnir á hlutlægum grunni. Til viðbótar þarf að skoða aðra þætti er haft geta áhrif.

 1.1.7. Niðurstaða og afgreiðsla 

Á grundvelli samanburðar um valkosti skal gera tillögu að lausn og rökstyðja hana á einfaldan og skýran hátt. Hlutaðeigandi ráðuneyti tekur niðurstöðu forathugunar til umfjöllunar, ef annar aðili hefur séð um gerð hennar, yfirfer forsendur hennar og tekur afstöðu til framhalds málsins á grundvelli hennar. 

1.2 Frumáætlun 

1.2.1. Forsendur lausnar 

Á grundvelli niðurstöðu forathugunar og ákvörðunar hlutaðeigandi ráðuneytis liggur á þessu stigi fyrir ákveðin tillaga að lausn á verkefninu. Á þessu stigi skal setja fram skýrar forsendur varðandi gerð og gæði mannvirkis að því er varðar efnisval og byggingaraðferðir, ásamt kröfum um endingu og kostnað að því marki sem við getur átt. 

Þegar um nýframkvæmd er að ræða skal setja fram megindrög að hönnunarforsendum mannvirkis ásamt því að huga að lóð, skipulagi og öðrum atriðum sem talin eru skipta máli. 

Sé niðurstaða forathugunar á þá leið að mælt er með kaupum eða leigu á mannvirki getur hlutaðeigandi ráðuneyti óskað eftir því við fjármála- og efnahagsráðuneytið að auglýst verði eftir hentugu húsnæði. 

Samanburður og mat á framkomnum tilboðum er þá hluti af frumáætluninni. Leiði slíkt mat til þess að ákveðin lausn er talin henta fyrir starfsemina skal miðað við þá tilteknu lausn til loka frumáætlunar. 

1.2.2. Frumuppdrættir 

Gera skal frumuppdrætti eða skissur að fyrirkomulagi mannvirkis í smáum mælikvarða, ef nauðsyn er talin á, til að átta sig á stærð, samhengi og innbyrðis tengslum starfseminnar, ásamt aðgengi og fyrirkomulagi lóðar. 

Tilgangur uppdrátta er ekki að hafa mótandi áhrif á gerð mannvirkis heldur að veita yfirsýn yfir fyrirkomulag mannvirkisins, til dæmis með hliðsjón af skipulagsforsendum ákveðinnar lóðar. 

1.2.3. Áætlanir 

Yfirfara skal og aðlaga kostnaðaráætlun og rekstraráætlun sem gerðar hafa verið miðað við þær forsendur sem lagðar hafa verið fram við afgreiðslu forathugunarinnar hjá ráðuneyti. 

Gera skal tímaáætlun þar sem gert er ráð fyrir eðlilegum tíma til áætlunargerðar og verklegrar framkvæmdar. Einnig skal gera lauslega greiðsluáætlun vegna framkvæmdanna sem tekur mið af tímaáætluninni. 

1.2.4. Niðurstaða 

Frumathugun lýkur með vandaðri greinargerð um þá lausn sem ákvörðun hefur verið tekin um.

Niðurstaða frumathugunarinnar er grundvöllur að næsta stigi opinberrar framkvæmdar sem er áætlunargerðin. 

Þess skal gætt að allar forsendur og ákvarðanir í frumathugun séu settar fram á skýran og skilmerkilegan hátt þannig að unnt sé að tengja saman og vinna úr þeim á síðari stigum framkvæmdarinnar. 

Samningar við hönnuði og aðra ráðgjafa á síðari stigum skulu byggjast á samþykktri frumathugun. 

Forsendur frumathugunar skulu jafnframt vera hluti samkeppnisgagna ef ákveðið er að efna til hönnunarsamkeppni um verk. 

1.2.5. Afgreiðsla 

Hlutaðeigandi ráðuneyti yfirfer niðurstöður frumathugunar og greinargerðar með henni. Ef það fellst á forsendur hennar sendir það frumathugunina til fjármála- og efnahagsráðuneytis til meðferðar. Henni telst lokið þegar samstarfsnefnd um opinberar framkvæmdir hefur yfirfarið hvort hún uppfylli skilyrði laga og reglugerðar og fjármála- og efnahagsráðuneyti hefur formlega fallist á hana.