Áætlunargerð

Verklagsregla um tilhögun áætlunargerðar við opinberar framkvæmdir

Áætlunargerð, sem oft er nefnt hönnunarstigið, er annar áfangi opinberrar framkvæmdar. Eftir að frumathugun er formlega lokið getur fullnaðarhönnun mannvirkisins á grundvelli hennar farið fram. Markmið áætlunargerðar er að fyrir liggi nákvæmar forsendur fyrir gerð mannvirkis áður en verkleg framkvæmd hefst.

Í samræmi við útboðsstefnu ríkisins ber að bjóða út öll stærri hönnunarverkefni, samanber lög um opinber innkaup nr. 120/2016. Leitast skal við að velja hönnuði á grundvelli verðs og gæða, til dæmis með hönnunarsamkeppni. Varðandi nánari upplýsingar um val og kaup á ráðgjöf vísast til ritsins „Kaup á ráðgjöf“ útgefnu af fjármála- og efnahagsráðuneyti.

Hafi niðurstaða frumathugunar verið á þá leið að kaupa húsnæði eða taka á leigu húsnæði og húsnæðið sem varð fyrir valinu telst ekki fullbúið og ljóst er að beinn kostnaður sem fellur á leigjanda vegna þess er hærri en sem nemur viðmiðunarfjárhæð laga um skipan opinberra framkvæmda, þá skal fara fram áætlunargerð og verkleg framkvæmd eins og um aðrar opinberar framkvæmdir.

Áætlunargerð skiptist í eftirtalda fjóra meginþætti:

  • 2.1. Frumhönnun
  • 2.2. Verkhönnun
  • 2.3. Útboðsgögn
  • 2.4. Áætlanir og afgreiðslu

 

Hér á eftir er lýst ferli áætlunargerðar fyrir byggingu mannvirkis. Fyrir endurbætur eða endurnýjun mannvirkis eða við gerð óhefðbundinna mannvirkja kann að vera nauðsynlegt að aðlaga ferlið að viðkomandi verkefni eftir því sem við á. Í sumum tilvikum getur þurft að huga að öðrum þáttum, svo sem umhverfi, mengun, öryggi og áhættu og hafa frumkvæði að könnunum og rannsóknum sem nauðsynlegar eru í slíkum verkefnum.

Hlutaðeigandi ráðuneyti sér um áætlunargerðina í samræmi við þær reglur sem um hana gilda. Ráðuneytið getur falið öðrum að vinna að áætlunargerðinni, en ber allt að einu ábyrgð á henni og framlagningu hennar. Ráðuneytið nýtur aðstoðar Framkvæmdasýslu ríkisins við samningsgerð við þá hönnuði og ráðgjafa sem vinna að áætlunargerðinni fyrir ráðuneytið.

2.1 Frumhönnun

2.1.1. Val á ráðgjöfum

Fyrsta skrefið í áætlunargerðinni er val og ráðning ráðgjafa, svo sem verkefnastjóra og hönnuða. Það getur átt sér stað með útboði, hönnunarsamkeppni, hæfnisvali eða annarri viðurkenndri aðferð. Hönnunarsamkeppni nær almennt til frumhönnunar og gerðar kostnaðaráætlana. 

Hlutaðeigandi ráðuneyti eða sá aðili sem ráðuneytið felur að vinna að áætlunargerðinni hefur samráð við Framkvæmdasýslu ríkisins um tilhögun hennar að því er varðar val á ráðgjöfum og samræmingu á samningum við ráðgjafa. Í slíkum samningi skal meðal annars taka á atriðum er varða:

  • Skilgreiningu verkefnis ráðgjafa
  • Tilgreiningu hönnunarstjóra og samræmingaraðila
  • Tilgreiningu samningsskjala
  • Samningsgreiðslur og hvað sé innifalið í þeim
  • Greiðslufyrirkomulag
  • Kostnaðargát
  • Tímasetningar
  • Ábyrgð ráðgjafa og tryggingar
  • Frávik frá ÍST 35 ef um slíkt er að ræða

Við samningsgerð skal miða við að samningsgreiðslur taki til allrar vinnu ráðgjafa út verktímann, þar með talda ráðgjöf á framkvæmdatíma, gerð reyndarteikninga og þátttöku í úttektum. Við afmörkun verkefnis skal setja það skilyrði, að hönnun verksins sé innan ramma frumathugunar. Í samningum skal taka á réttindum og skyldum samningsaðila, ábyrgð og höfundarrétti og gera nákvæmt skipurit fyrir verkefni, þar sem fram kemur hver annast stjórn verkefnis fyrir hönd verkkaupa.

2.1.2. Frumhönnun

Við frumhönnun er mannvirkið skilgreint nánar frá frumathugun. Afstöðumynd skal sýna legu þess í umhverfinu og grunnmyndir sýna stærð og skipulag. Útlitsmyndir og sneiðingar eru gerðar í smáum mælikvarða. Verkfræðiráðgjafar vinna frumhönnun á grundvelli arkitektateikninga og lýsinga. Gerð eru frumdrög burðarkerfa, lagnakerfa og sérkerfa og lagðar eru fram nánari hönnunarforsendur byggðar á forsendum frumathugunarinnar.

Við undirbúning stórra áfangaskiptra verkefna skal gera frumhönnun fyrir verkefni í heild og skilgreina áfangaskipti eftir því sem við á.

2.1.3. Kostnaðaráætlun

Að lokinni frumhönnun skal gera heildarkostnaðaráætlun fyrir framkvæmdina og bera slíka áætlun saman við kostnaðaráætlun frumathugunar.

2.1.4. Rýni frumhönnunar

Notendur eða fulltrúar þeirra skulu yfirfara frumhönnun til þess að tryggt sé að framlag þeirra frá hugmyndastigi og þarfagreiningu hafi komist til skila. Að því loknu skal hönnunarhópurinn rýna frumhönnun. Í því felst meðal annars að rýna megindrætti byggingar, hönnunarforsendur og áform hönnuða svo og áreiðanleika kostnaðaráætlana. Jafnframt skal fara fram samanburður á frumhönnun og niðurstöðum frumathugunar til að tryggt sé að frumhönnun hafi verið unnin á grundvelli hennar. Við hönnunarsamkeppni getur í dómnefndarstarfi meðal annars falist rýni á frumhönnun.

2.2 Verkhönnun

2.2.1. Byggingarnefndarteikningar

Arkitekt gerir aðalteikningar sem leggja skal fyrir byggingarnefnd ásamt því að gera uppdrætti af brunahönnun byggingar. Verkfræðiráðgjafar gera burðarþolsteikningar, lagnateikningar, raflagnateikningar og teikningar af öðrum sérhæfðum tæknikerfum. Samkvæmt byggingarreglugerð ber arkitekt ábyrgð á samræmingu hönnunar.

2.2.2. Vinnuteikningar

Arkitektar, verkfræðiráðgjafar og aðrir sérfræðiráðgjafar gera vinnuteikningar af mannvirki. Þar skulu koma fram þær upplýsingar sem nauðsynlegar eru til þess að ljúka megi mannvirkinu að fullu með föstum innréttingum.

2.2.3. Deilihönnun

Í sumum verkefnum á sér stað deilihönnun eða gerð smíðateikninga. Í ýmsum verkefnaflokkum er slík vinna eðlilega innifalin í starfi verktaka og stundum er um samvinnu hönnuða og verktaka að ræða, til dæmis við gerð handbóka og rekstrarleiðbeininga fyrir flókin tæknikerfi.

Í útboðsgögnum skal ekki gera kröfur til verktaka um þátttöku í almennri hönnun nema að fyrir liggi samþykki ráðuneytis og Framkvæmdasýslu ríkisins. Megintilgangur þess er að koma í veg fyrir að hönnun og ábyrgð á hönnun sé færð yfir á verktaka.

2.2.4. Framkvæmdakostnaðaráætlun

Á grundvelli verklýsinga og tilboðsskráa áætla hönnuðir kostnað við útboðsáfanga. Þá áætlun, sem nefnd er framkvæmdakostnaðaráætlun og er án reiknaðrar óvissu, skulu hönnuðir leggja fram áður en gengið er frá útboðsgögnum. Framkvæmdakostnaðaráætlunin skal almennt byggð á reynslutölum. Þess skal getið sérstaklega ef áætlun er byggð á öðrum grunni (markaðsspá).

Hönnuðir skulu rýna kostnaðaráætlun sína og bera saman við kostnaðarbanka Framkvæmdasýslu ríkisins sé slíkur samanburður raunhæfur. Einnig skal gera samanburð við kostnaðaráætlun frumathugunar.

2.3 Útboðsgögn

2.3.1. Verklýsingar og tilboðsskrá

Hönnuðir skulu gera verklýsingar fyrir þá þætti framkvæmdar sem til stendur að ljúka í hverjum útboðsáfanga. Þær skulu vera svo nákvæmar að ekki leiki vafi á því hvaða kröfur eru gerðar til byggingarhluta eða verkþátta. Hönnuðir útbúa tilboðsskrá sem vísar til viðkomandi verkliða í verklýsingu. Leggja skal áherslu á að magntölur séu nákvæmar. 

2.3.2. Útboðslýsing

Fyrir hvern útboðsáfanga skal gera útboðslýsingu sem inniheldur útboðsskilmála og lýsingu á framkvæmdaáformum verkkaupa. Framkvæmdasýsla ríkisins leggur til útboðsskilmála en hönnuðir sjá um frágang þeirra og aðlögun að verki.

2.3.3. Teikningar

Hönnuðir ganga frá teikningum sínum og sjá til þess að tilvísanir í verklýsingu séu nákvæmar og samræmdar.

2.3.4. Greinargerð um hönnun

Þegar hönnuðir leggja fram endanleg útboðsgögn skal fylgja greinargerð sem lýsir ferli hönnunar. Í greinargerðinni skal gera grein fyrir forsendum bæði kostnaðar- og tímaáætlunar og breytingar eða frávik sem gerð hafa verið frá frumathugun og ástæðum þeirra.

2.4 Áætlanir og afgreiðsla

2.4.1. Heildarkostnaðaráætlun

Á grundvelli framkvæmdakostnaðaráætlunar gerir hlutaðeigandi ráðuneyti eða lætur gera heildarkostnaðaráætlun fyrir framkvæmdina. Hún skal innihalda allan kostnað sem fellur á verkið á undirbúnings- og framkvæmdatíma, ásamt kostnaði vegna búnaðar og annars sem nauðsynlegt er til að hefja notkun mannvirkis. Við áætlaðan framkvæmdakostnað skal bæta skilgreindu álagi fyrir óvissu um magntölur og fyrir ófyrirséða kostnaðarþætti. Aðrir kostnaðarliðir eru til dæmis kostnaður við hönnun, eftirlit og umsjón, lóðargjöld, tengigjöld, tryggingar og kostnaður við listskreytingar og búnað. Oft er það hönnunarstjóri eða verkefnastjóri sem útbýr þessa áætlun fyrir hlutaðeigandi ráðuneyti. 

2.4.2. Rekstraráætlun

Gera skal nákvæma rekstraráætlun til minnst fimm ára eftir að framkvæmd lýkur. Í rekstraráætluninni skal felast samanburður á núverandi rekstrarkostnaði starfseminnar og áætluðum rekstrarkostnaði hennar eftir að mannvirkið er komið í notkun og gerð grein fyrir mismun.

2.4.3. Fjárhags- og tímaáætlun

Á grundvelli heildarkostnaðaráætlunar er tímaáætlun fyrir framkvæmdina endurskoðuð. Á grundvelli áfallins og áætlaðs kostnaðar skal gera grein fyrir fjárhag verkefnis. Skipta skal fjárþörf verkefnisins á tímabil framkvæmdatímans að teknu tilliti til spár um verðlagsþróun. Gerð er tillaga um árlegar fjárveitingar.

2.4.4. Afgreiðsla

Þegar hlutaðeigandi ráðuneyti hefur lokið áætlunargerð er hún send fjármála- og efnahagsráðuneyti til athugunar. Teljist hún uppfylla tæknileg og fjárhagsleg skilyrði og fjármála- og efnahagsráðuneytið fellst á hana eru teknar ákvarðanir um framhald verksins á grundvelli hennar.

2.4.5. Samþykktarferli

Fjármála- og efnahagsráðuneyti sendir Framkvæmdasýslu ríkisins útboðsgögn til yfirferðar. Geri stofnunin athugasemdir við útboðsgögnin eru þau send viðkomandi fagráðuneyti sem kemur athugasemdunum áfram til hönnuða. Að loknum lagfæringum á útboðsgögnunum sendir Framkvæmdasýsla ríkisins fjármála- og efnahagsráðuneyti umsögn um áætlunargerðina. Fjármála- og efnahagsráðuneytið afgreiðir síðan erindið í samráði við samstarfsnefnd um opinberar framkvæmdir.